编者按：

3月26日至27日，浙江大学受总部设在新加坡的亚欧基金、中国外交部、中国教育部委托，成功承办亚欧大学校长大会暨学生论坛，在前期和整个过程中，后勤集团会议与交通服务中心与学校外事处密切配合，以高效优质的服务，给教育部、外交部和亚欧基金领导、与会亚欧百名校长、国际组织代表都留下了深刻印象，大会为这支会务团队多次点名表扬予以肯定。

浙大外事处副处长薛飞同志代表外事处拟写通讯稿：功夫在诗外--记浙大成功承办学校近年来罕有的多国别高规格国际会议“第四届亚欧大学校长大会”，以感谢后勤集团会务中心对学校外事工作的大力支持和提升学校国际影响所作的不懈努力。现全文转发，以作交流。

功夫在诗外

——记浙大成功承办学校近年来罕有的多国别高规格国际会议“第四届亚欧大学校长大会”

3月26日至27日，由总部设在新加坡的亚欧基金、中国外交部、教育部联合主办、浙江大学承办的第四届亚欧大学校长大会在浙江大学紫金港校区成功举办。来自47个亚欧会议成员国的百名校长、联合国教科文组织亚太局、国际大学协会、东盟大学网络、欧盟等国际组织的代表围绕“校企合作：亚欧共同寻求21世纪解决方案”的主题展开对话，旨在建立信息时代的校企合作关系，共同推动社会创新。中国教育部副部长杜占元、今年亚欧教育部长会议主办国拉脱维亚教育、科学部长玛丽塔·赛勒女士、亚欧基金总干事张炎大使及浙江大学常务副校长宋永华出席会议并发表主旨演讲。

亚欧大学校长会议始于2008年，先后在德国、韩国、荷兰举办，今年首次落户中国，也是历届办会规模最大的一次。本届校长大会国别多、规格高、层面广、任务重，得到了校领导的高度重视，筹备工作得以顺利开展。为办好此次大会，学校外事处与会务中心于大会前半年与我教育部、外交部、亚欧基金磋商会议细节，并在实施前3个月抽调骨干力量组建会务组，全面负责全程协调配合主办方做好会议策划、资料印刷、会场布置、嘉宾接待，与校内两办、新闻办等做好现场报道、中拉部级领导双边会见、校际合作、学科对接及参观考察等各项工作安排。

学校会务中心经过多年实践，具有丰富的国际会议举办经验，此次亚欧校长大会具有时间紧、国别多、会期长、规格高、机动多等特点，充分的前期筹备、透明的信息沟通以及高效的团队合作机制是举办好此次大会的关键。为及时跟进主办方工作进度，会务组工作人员主动放弃春节假期，与远在新加坡的主办方之一亚欧基金保持紧密联系，做好接送站踩点、住宿、餐饮、交通等预安排，为后续工作有条不紊地进行打下了坚实的基础。会务组内分工明确，设一名项目总负责人，住宿、餐饮、交通、资料制作、会场布置、报道注册、志愿者服务、参观旅游各设一名协调负责人，组建微信群和电话网络实时通报信息变动，配备外语功底扎实的工作人员，保证与主办方的无障碍沟通。

3月20日，主办方亚欧基金先遣组进驻浙大，筹备工作正式进入攻坚阶段。会务组工作人员抓住面对面交流的宝贵机会，对主办方现场考察后提出的议程安排、会场布置、接送站、饮食住宿等方面的要求做了详细记录，大到议程调整、参会人员变动，小到胸牌系带颜色、桌签印刷格式，一切均以最高标准执行。总负责人的会议预订单接连更新了8个版本，撰写临时需求列表和执行事宜满整整5页A4纸。会议期间，会务组全体人员加班加点驻守在会场、印刷室、酒店、机场、火车站，统计信息、确认议程、装订资料、布置会场、等待飞机晚点的外宾，有的连续数日熬到后半夜，争分夺秒、精益求精做好每一项工作。为避免忙中出错，所有工作人员坚持每2小时通报一次各自工作进度，互相确认最新情况，再统筹规划下一步工作任务。

高端国际会议对任何细节都是苛刻的，每一个微小的差错都会带来不良印象，可是1%的错误几率仍无法避免，当差错被发现，如何进行完美的补救极度考验会务组随机应变的能力。3月25日是参会人员报到首日，上午9时，通宵印刷装订好的200份会议手册送达报到处，开始最后的装袋环节，此时有人发现会议手册150多位参会者中的一位中国代表的姓名拼写错误，尽管主办方工作人员已经对会议手册校稿过无数遍，但1%的错误几率还是发生了。亚欧基金教育处处长列奥妮是一位典型的具有“德国式”严谨作风的工作者，她当机立断，要求停止发放所有错误的会议手册，姓名错误是对参会者极大的不尊重，宁愿花额外的精力去弥补，也不可以让错误的手册出现在参会者手上。可是报道注册2个小时后就要开始了，参会代表们将会陆续来到报到台前领取他们这三天唯一的行动指南——会议手册。会务组人员凭借丰富的经验马上提出建议，全部收回200本会议手册进行拆装，抽出错误页，同时重新印刷修正过的页面再装订，以最短的时间完成重新制作，每制作完成20本就马上送到报到处，并及时将会议手册送到已注册代表的房间，并且在大会会场门口也设有报到台，没领到手册的代表可以随后在报到台领取。主办方立刻采纳了该建议，最终，所有参会者在大会前都顺利领到了100%正确的会议手册，没有影响参会流程。所幸，这样的插曲在之后的三天会期里再没有发生。主办方和会务组灵敏的反应严谨的态度使得此次大会保持了其一贯的高水准。

包括先期在紫金港校区举办的亚欧51国学生论坛，以及与亚欧大学校长同期举行的由教育部学位中心主办的亚欧高等教育资历互认协作工作组第三次会议，一周内浙大会务组共接待了来自亚欧各国的校长、大学生及国际组织代表230余人，为外宾接送站安排了36班次的大巴，在启真酒店和紫金港校区会场举行了18场大大小小的会议和分论坛，并安排了参观阿里巴巴集团及文化考察等活动。浙大会务组人员耐心细致周到高标准的会务服务得到了主办方亚欧基金、外交部、教育部和参会代表们的高度认可，亚欧基金教育处处长列奥妮以“surprise（惊喜）”一词来形容会务组的工作成果。出色举办好这样一场国际会议，往往“功夫在诗外”，会务团队需要建立团结协作、沟通顺畅、互相补台、亲密无间的“战斗友情”、统筹协调的项目管理体系、细心耐心爱心“三心合一”的服务精神、关键时刻的应变能力、以及娴熟的工作技能，才能做到“精细化、个性化、情感化、管家式”的会议服务。

据了解，去年由教育部委托浙江大学承办的由学校外事处和浙大会务中心联合具体操作的“第五届亚欧教育部长会议中期高官会”在杭州顺利召开，浙江大学举办大型国际会议的实力及杭城优美的自然风光和文化底蕴给主办方留下了深刻印象，也是促成今年的亚欧校长大会落户杭州的一部分原因。随着近年来浙江信息经济的飞速发展，越来越多的国际目光聚焦于此，浙大作为推动地方经济、文化、高等教育等多领域国际交流的重要载体，正在赢得更多国际会议项目以及海外合作的机会，而本届亚欧大学校长大会浙大会务组的成员们也在期待着再一次的“大团队协同攻坚作战”，力争进一步扩大学校在国内国际的影响力。