5月3日至11日，第16届亚洲物理学奥林匹克竞赛在浙江大学举行，来自25个国家和地区的26个参赛队共186名中学生，近百名领队和专家参加。本届亚洲物理学奥林匹克竞赛由浙江大学、中国科协青少年科技中心和浙江省科协联合承办，是目前亚洲最为重要的中学生物理竞赛。会议与交通服务中心以精益求精、服务至上的工作作风，把好每一道关，圆满完成了所有会务工作，获得组委会和外宾的一致好评。

作为浙大近年来举办的最高规格的专业型国际赛事，此次亚洲物理奥赛得到了省科协、学校和后勤集团领导的高度重视，今年年初即成立筹备小组，会务中心积极配合并参与筹备工作。与以往的国际会议不同，亚洲物理奥赛除了理论和实验考试以外，还安排了文化考察、景点观光等活动，外宾总人数近300人，外出考察次数多、时间长，同时还要结合考虑国际竞赛的创新性、保密性、公正性等因素，工作难度大大超过以往项目。

为确保工作顺利完成，会务中心经过精心策划和严格的分工，中心的专业团队下设会场组、学生组、领队组、餐饮组、考察组、交通组和志愿者组，实行责任分解制，使每一项工作都能落实到具体的组、具体的负责人和执行人。整个团队和每个分组都各自建立了微信群，实时通报更新工作进展和交接情况，筹备和现场管理工作真正实现了“信息零延误，衔接零失误”。本次活动的报到签到、领队讨论签到、竞赛入场签到等环节全部实行信息化管理，通过刷二维码的方式直接收集和管理签到人信息，为竞赛签到节省了宝贵的时间。

由于本次竞赛外宾人数较多且大多来自非英语国家，中心与校团委合作，招募了百余名学生志愿者，为每一个参赛国家的学生团和领队团各配备一名学生志愿者作为“小管家”，负责全程带团、跟车、值班，传达会务组通知的各项事宜，并及时将外宾的需求向会务组反馈。为此，中心先后开展了2次志愿者专业培训，每晚召开例会，加强对志愿者的统一管理。在学生志愿者的协助下，大大扩展了会议服务的广度和深度，使每一位外宾都能体验到管家式的服务。此外，个性化用餐服务、APhO主题特色茶歇、随拍随取的照片墙、外出考察时的“防丢”信息卡等充满创意又体贴入微的服务亮点也获得了外宾的一片“点赞”。